هدف اصلی کارو تنظیم هریک از بخشهای 4 گانه‌اش به نحوی است که حداکثر نیازها مرتفع و رضایت‌مندی از زندگی حاصل شود. جهت تنظیم کارو به نحوی که اهداف کارو محقق شوند، از ابزارها و قانونهای علمی به شرح زیر استفاده می کنیم:

کارآمدی

کارائی

بهره وری

کیفیت

سرمایه انسانی

منحنی تجربه

تقسیم کار

کار تیمی

هم افزائی

هزینه فرصت

قانون مطلوبیت نهایی

فناوری و فناوری اطلاعات

برون سپاری

کیفیت زندگی

در ادامه هر یک از معیارهای فوق را به صورت مختصر شرح می دهم:

کارآمدی 

اثربخشی یا کارآمدی، یعنی درجه رسیدن به اهداف. به عبارت دیگر، کارآمدی یعنی کارِ خوب انجام‌دادن. در کارآمدی به خود فعالیت‌ها توجه می‌شود. شما در طول زندگی خود فعالیت‌های متعددی انجام می‌دهید. کارآمدی ابزاری است که با استفاده از آن می‌توان در مورد انجام‌دادن یا انجام‌ندادن فعالیت‌ها تصمیم‌گیری نمود. اینکه این فعالیت‌ها، نیازهای شما را مرتفع می‌سازند یا شما را به اهداف خود می‌رسانند یا خیر.

کارائی

کارائی: یعنی کار را خوب انجام دادن. یا کار را با حداقل منابع انجام دادن. بدیهی است مهمترین منبع انجام کارها و فعالیتها، همان زمان مصروفه می باشد. در تنظیم بخشهای “کارو” سعی می شود راهکار هایی ارائه شود تا فعالیتها را با حداقل زمان و هزینه انجام داد.

بهره وری

بهره وری: بهره وری جمع بین اثر بخشی و کارائی است. به عبارت دیگر در بهره وری هم اثر بخشی در نظر گرفته می شود و هم کارائی. بهره وری عبارت است از کارِ خوب را خوب انجام دادن. بهره وری نسبت بین ستاده و داده است:    

ستاده نتیجه انجام فعالیت یا کار است و داده منابع و زمان مصروفه برای انجام کارهاست. هر چه نسبت بین ستاده و داده بالاتر باشد، بهره وری نیز بیشتر است. یعنی با حداقل منابع حداکثر نتایج را بدست آوردن. بهره وری یعنی استفاده مطلوب از منابع و امکانات. در بخشهای مختلف الگوی “کارو” سعی می شود راهکارهایی استفاده شود تا حداکثر بهره وری حاصل شود.

کیفیت

کیفیت: در مورد کیفیت تعاریف متعددی شده است. کیفیت یعنی مطابقت با مشخصات و نیازمندی ها، کیفیت یعنی مناسب بودن ، كیفیت یعنی قابلیت اعتماد و دوام، كیفیت یعنی بی نقص بودن و ……

سرمایه انسانی

سرمایه انسانی:سرمایه انسانی دلالت بر دانش ، مهارتها و مدارک تحصیلی است. بخشی از سرمایه انسانی از طریق آموزش و یادگیری ایجاد می شود. بخش دیگر از طریق تجربه حاصل می شود.

منحنی تجربه

منحنی تجربه:وقتی که افراد در یک کار تخصص پیدا کردند، به صورت فیزیکی ماهر تر شده و از نظر فکری با اعتماد به نفس بیشتری مراحل کار را انجام می‌دهند و کمتر درنگ می‌کنند ضمن اینکه کم کم وقت کمتری را برای یادگیری و کسب تجربه صرف کرده و کمتر مرتکب اشتباه می‌شوند. بعد از گذشت مدتی آنها میان برها را یاد گرفته و بهبود می‌دهند. در واقع پس از مدتی کار کردن کارائی و کیفیت کار بر اثر تجربه بهبود می‌یابد..

تقسیم کار

تقسیم کار:هنگامی که یک برنامه و هدف کلی به وظایف کوچک تقسیم شود. و هر یک از افراد در یک کار خاص اشتغال یابند، تقسیم کار صورت گرفته است. عدم تقسیم کار هنگامی است که هر یک از افراد کارخاصی را انجام ندهند، بلکه به کارهای مختلف و متنوع دست بزنند. تقسیم کار کارائی را افزایش می دهد، چراکه فرد در آن کار تخصص می یابد و زمان جابجایی بین کارهای مختلف صرفه جویی می‌شود.

انسان از ابتدا كه به تشكيل زندگي اجتماعي پرداخت به ضرورت تقسيم كار در فعاليتهاي گروهي پي برد و رفته رفته در نظامهاي اجتماعي به عنوان ابزاري مناسب و موثر در خدمت مديريت مورد توجه قرار گرفت.

تمرکز:

تمرکز: منظور از تمرکز این است که در هر زمان تنها یک کار را انجام دهید. تمرکز هم در کوتاه مدت، هم در میان مدت و هم در بلند مدت مطرح است. در کوتاه مدت و در زمان جاری باید تنها یک کار را باید انجام دهید. مثلاً هنگام مطالعه، صرفاً باید مطالعه نماییم نه این که هم زمان تلویزیون نیز نگاه کنیم. در میان  مدت باید سعی کنیم که یک برنامه یا پروژه را به نتیجه برسانیم سپس روی برنامه دیگری کار کنیم. به عنوان مثال یک نویسنده باید یک کتاب را تمام کند و به چاپ برساند سپس تألیف کتاب دیگری را شروع کند. در بلند مدت نیز تنها باید پیگیر و در راستای یک یا حداکثر دو هدف مشخص، مناسب و مطلوب خود حرکت نماییم.

تمرکز فواید زیادی در بر دارد. اولین فایده آن این است که ذهن انسان فقط در یک جا در گیر است. نه در چند جا. همین امر باعث ایجاد آرامش می شود. دومین فایده آن این است که شخص در شغل و حرفه خود تخصص، مهارت و تجربه خود را افزایش داده و از آن مهارت خود استفاده می کند. اما هنگامی که شغل یا هدف خود را تغییر دهد تمام آن مهارتها و تخصصها بلا استفاده باقی می ماند. فایده سوم آن است که شخص تمام هم و غم و زمان خود را تنها صرف یک فعالیت و هدف می نماید. بدینوسیله بهره وری بسیار افزایش می یابد.

 برای نشان دادن اهمیت تمرکز، تشابهی میزنم.  یک روز تابستانی گرم را تصور نمایید که آفتاب سوزان همه جا می تابد. اگر یک کاغذ را زیر نور آفتاب قرار دهید هرگز نخواهد سوخت. اما یک ذره بین در فاصله نزدیک کاغذ بگیرید. رفته رفته مشاهده خواهید کرد که کاغذ می سوزد. ذره بین مگر چه کار میکند ؟ تنها کاری که ذره بین می کند آن است که اشعه های آفتاب را در یک نقطه متمرکز می نماید. 

کار تیمی

کار تیمی:یک تیم به تعداد کمی از افراد گفته می‌شود که دارای مهارت‌های تکمیل‌کننده‌ یکدیگر بوده و دارای مقاصد، اهداف، و رویکردی مشترک‌اند که بر مبنای آنها به هم پیوند می‌خورند و به یکدیگر تکیه می‌کنند. برای انجام هر یک از فعالیتهاکار تیمی می تواند بهره وری را افزایش دهد. اعضای تیم اگرچه هر یک وظایف خاصی دارند، اما در موارد مقتضی خارج از وظایف خود به دیگر اعضای تیم کمک رسانی می کنند. هم دیگر را در برای رسیدن به اهداف مشترک، تشویق می کنند.  

هم افزایی

هم افزایی: نتیجه کار تیمی هم افزایی است. هم افزایی چیست؟ به بیان ساده هم افزایی عبارت است از فزونی توان افرادی که در یک تیم با هم کار می کنند نسبت به جمع جبری توان تک تک افراد. به عنوان مثال اگر توان شخص الف 2 باشد و توان شخص ب 3  و توان شخص ج 5 باشد، اگر آنها تک تک کار کنند. جمع توان آنها عبارت است از 10=5+3+2 . اما اگراین سه شخص در قالب یک تیم کوچک با هم کار کنند، توان آنها از جمع جبری توان هر یک فزونی می یابد. مثلاً 11 ، 12 و حتی بیشتر. در هریک از بخشهای الگوی “کارو” نحوه دستیابی به هم افزایی شرح داده می شود.

مفهوم سینرژی اصطلاح سینرژی ” یا هم افزایی از کلمه synerga یونانی گرفته شده که از نظر محتوایی بیشتر به معنی تعاون و همکاری آمده است و در علوم گوناگون معانی تقریباً مشابهی دارد . در فرهنگ پزشکی سینرژی را « هر ماده یا عضله ای که با ماده یا عضله دیگر همکاری داشته باشد » می گویند . در فیزیک سینرژی عبارت است از « افزایش ترکیب دو انرژی که بیشتر از میزان واقعی در حالت انفرادی است » . در موسیقی ترکیب دو نوت یا دو صدا انرژی بیشتری تولید می کند و اثر شدیدتر و متفاوت تری نسبت به یک یک نوتها به طور جداگانه دارد . در مباحث مربوط به رفتار انسانی و روانشناسی اجتماعی هم افزایی را « رفتار مضاعف و ایجاد کلی که بزرگتر از مجموع رفتارهای تشکیل دهنده آن است » می گویند ( مداح و صلواتی سرچشمه ۱۳۸۴ : ۳۶ ) . در حوزه مطالعات مدیریت و سازمان ، برای بیان اثر فعالیت گروهی و افزایش بازده کار گروهی به فعالیتهای فردی و مستقل ، از این واژه استفاده می شود . به طوری که گروهها استعداد هم نیروزایی را فراهم آورده و کارکردی بیش از جمع تواناییهای تک تک اعضای خود دارند .

هم افزایی یعنی تلاش افراد موجب عملکردی گردد که از مجموع عملکرد اعضا بیشتر است . به عبارتی سینرژی یا هم – فکری است که در آن جمع واقعی حاصل افزایی از اجزاء از جمع جبری آن بیشتر میشود . به عبارت دیگر ، در این منطق فکری جمع ۲ + ۲ عددی بیشتر از ۴ ( فرضاً ۵ ) است ( بابایی زکلیکی و هدایتی ۱۳۸۵ : ۱۳۶ ) . پدیدهی هم افزایی از راه تلاش هماهنگ و سازمان یافته حاصل می گردد و تلاش های فردی اعضا منجر به سطحی از عملکرد می شود که بیش از مجموع دروندادهای فردی آنها است .

هزینه فرصت

هزینه فرصت: یکی از اصول اساسی اقتصاددانان این است که منابع کمیاب می‌باشند. این بدان معناست که هرگاه ما تصمیم به استفاده از یک منبع می‌گیریم، در واقع ما از فرصت استفاده کردن از آن منبع در جایی دیگر و به شکلی دیگر، چشم پوشی کرده‌ایم. این موضوع به کرات در زندگی روزمره شماقابل مشاهده است،جایی که شما دائماً در حال تصمیم‌گیری هستید که با زمان محدود خودمان چه کاری انجام دهید. آیا باید به سینما بروید و یا برای امتحان هفته آینده خود مطالعه کنید؟ آیا باید به شهر x سفر کنید یایک ماشین بخرید؟ آیا باید ادامه تحصیل بدهید یا بلافاصله بعد از فارغ‌التحصیل شدن از دانشگاه وارد بازار کار شوید؟ در هر کدام از این موارد، در واقع هر انتخاب، فرصت انجام دادن کار دیگر را از شما می‌گیرد.اگر یک فرد و یایک بنگاه، از میان چندین انتخاب متفاوت یکی را برگزیند، هزینه فرصت این فرد یا بنگاه، معادل است با درآمد مرتبط با بهترین انتخاب ممکن از بین سایر انتخاب‌های باقی‌مانده که از آن صرف نظر شده‌است. مفهوم هزینه فرصت نقش مهمی را در تضمین اینکه منابع کمیاب به صورت کارا مورد استفاده قرار گرفته‌اند یا نه، بازی می‌کند. بنابراین محدود به هزینه‌های پولی و یا مالی نمی‌شود و هر چیزی که دارای ارزش باشد و از آن صرف نظر شده باشد، می‌تواند به عنوان هزینه فرصت تلقی شود. به عنوان مثال فرض کنید شما تصمیم می‌گیرید برای ادامه تحصیل وارد دانشگاه شوید. در این صورت فرض کنیدکه هزینه‌های شما اعم از هزینه رفت‌وآمد و خرید کتابها و…معادل با ماهی۱،۴۰۰،۰۰۰تومان باشد. آیا هزینه رفتن شما به دانشگاه همین مقدار خواهد بود؟ مسلماً اینطور نیست. شما همچنین باید هزینه فرصتِ مدت زمانی را که صرف مطالعه کردن و رفتن به کلاس درس کرده‌اید، در نظر بگیرید. تصور کنید که اگر شما زمان خود را به جای ادامه تحصیل، صرف یک کار تمام وقت می‌کردید، می‌توانستید درآمدی معادل با 1600000تومان داشته باشید. اگر شما هزینه واقعیِ تحصیل و درآمدی که از آن صرف نظر کرده‌اید را با هزینه های واقعی جمع کنید می شود  ۳،۰۰۰،۰۰۰ تومان.  این مقدار معادل خواهد بود با هزینه ماهانه تحصیل شما در دانشگاه. از مفهوم هزینه فرصت برای تنظیم برخی از بخشهای “کارو”  استفاده می نماییم.

قانون مطلوبیت نهائی

قانون مطلوبیت نهائی:مطلوبیت عبارت است از رضایت مصرف کننده که از مصرف کالا و خدمات حاصل می‌شود.  مطلوبیت نهایی اصطلاحی در علم اقتصاد است که به مطلوبیت حاصل از بدست آوردن مصرف یک یا چند واحد بیشتر از کالا یا خدمات اشاره دارد. قانون کاهش مطلوبیت نهائی، بیان می‌کند که برای هر فرد مطلوبیت نهائی هر چیزی با هر بار افزایش در میزان مصرفش، کاهش پیدا می‌کند. برای نمونه فردی که در طول یک بازه زمانی یک هفته‌ای،یک بستنی می‌خورد،مقداری احساس رضایت (مطلوبیت) می‌کند،با خوردن بستی دوم در همان هفته، میزان رضایتِ کل افزایش می‌یابد، اما میزان افزایش رضایت بر اثر خوردن بستنی دوم، احتمالاً کمتر از میزان افزایش رضایت بر اثر خودن بستنی اول خواهد بود و در دفعات بعدی نیز این روند نزولی ادامه می‌یابد. در این شرایط با ایجاد تنوع یعنی بستنی با طعمها و شکلهای مختلف مقداری از نزولی بودن مطلوبیت می کاهد ولی به هر حال مطلوبیت کاهش می یابد.

فرض کنید که در یک روز گرم تابستان، پس از ساعت‌ها تحمل گرما به‌خانه می‌آیید. نوشیدن آب گوارا یا شربت خنک، برای شما لذت زیادی دارد. شمادر دومین لیوان آب را به شما می‌دهد دومین لیوان آب را می‌خورید و لذت می‌برید. ولی واضح است که لذت لیوان اول بسیار بیش از لذت لیوان دوم است. اگر شمادر مرتب لیوان سوم و چهارم و… را به شما بدهد، رفته‌رفته لیوان بعدی لذت کمتری از لیوان قبلی ایجاد می‌کند تا جائی می‌رسد که نه تنها از خوردن نوشیدنی لذت نمی‌برید بلکه با عدم لذت هم مواجه می‌شوید. به عبارت دیگر، اگر شما یک لیوان نوشابه را با لذت بخورید می‌توان گفت مطلوبیت مثبت دارد. نوشابه اول لذت بسیار بالائی دارد. ولی با خوردن نوشابه‌های بعدی لذت، کمتر و کمتر می‌شود و به‌صفر می‌رسد و در نهایت با عدم لذت مواجه می‌شوید

شایان ذکر است که قانون نزولی بودن (کاهش) مطلوبیت نهایی، بیشتر در مورد نیازهای سطوح پایین مثل نیازهای زیستی مطرح است. نیازهایی مانند آب، غذا و پوشاک جزو نیازهای زیستی هستند. اما در مورد نیازهای سطوح بالاتر مانند نیازهای غیر مادی و متعالی، به نظر می رسد که مطلوبیت نهایی نه تنها کاهش نمی یابد بلکه ثابت و گاهی اوقات افزایش نیز می یابد.  به عنوان مثال، شخصی که نیاز به دانش دارد، هر چه مرزهای دانش را در نوردد، نه تنها مطلوبیت نهایی حاصل از آخرین دانش کسب شده‌اش کاهش نمی یابد، بلکه مطلوبیت افزایش می یابد ، همین امر شخص را وادار می‌سازد که به دنبال کسب دانشهای بیشتر و بیشتر باشد.

در تنظیم “کارو” از قانون مطلوبیت نهایی نیز استفاده می شود. در برخی از بخشهای کارو از این قانون بسیار می توان استفاده کرد. در واقع فعالیتها و زمان پر کردن اوقات فراغت تا اندازه ای باید ادامه یابد که رضایت حاصل از آخرین فعالیت نسبت به منابع و زمان مورد استفاده قرار گرفته در حد مطلوبی باشد.

فناوری و فناوری اطلاعات

فناوری و فناوری اطلاعات: فناوری در امور روزمره ما تأثیر مثبت زیادی دارد. از جمله این فناوری ها می توان از فناوری اطلاعات می توان یاد کرد. فناوری اطلاعات با مسائلی مانند استفاده از رایانه‌های الکترونیکی و نرم‌افزار سروکار دارد تا تبدیل، ذخیره، حفاظت، پردازش، انتقال و بازیابی اطلاعات به شکلی مطمئن و امن انجام پذیرد. از ابزار فناوری اطلاعات برای برای صرفه جویی در زمان انجام هر یک از بخشهای “کارو” بسیار می توان استفاده کرد.

برون سپاری

برون سپاری: برون سپاری در واقع سپردن برخی مسئولیت ها به یک شرکت یایک شخص ثالث، و بستن قرارداد با آنهاست تا برخی کارها را انجام دهند. به عبارت ساده تر، برون سپاری، واگذاری کار به دیگران است تا اشخاصی که تخصص دارند انجام دهند. برون سپاری در بخشهای مختلف الگوی “کارو” نقش بسزایی دارد. برخی از فعالیتهای هر یک از بخشهای 4 گانه “کارو” ، لازم است برون سپاری شود. برای این که تصمیم گرفته شود، کاری را برون سپاری شود یا واگذار شود یا واگذار نشود، مدلی طراحی شده است که در بخش های مربوطه ارائه می شود.

کیفیت زندگی

کیفیت زندگی : کیفیت زندگی کاری عبارت است از ادراک کارکنان از شرایط خوب فیزیکی (جسمی) و روانی (ذهنی) خود در محیط کار. مفهوم کیفیت زندگی کاری بیشتر در محیط کار و شغل مطرح می‌شود. به‌عنوان مثال، محیط فیزیکی کار، از لحاظ بهداشت، وسایل مناسب انجام کار، داشتن فضای سبز و غیره مناسب باشد. محیط روانی کار از لحاظ روابط صمیمانه همکاران، جو دوستی و همکاری و امثالهم نیز باید مناسب باشد. به هر حال مفهوم کیفیت زندگی کاری را به داخل منزل و محل سکونت نیز می‌توان تسری داد. چراکه بسیاری از کارها خصوصاً کارهای شخصی و خانوادگی در داخل منزل انجام می‌شوند. از لحاظ فیزیکی، به‌عنوان مثال اگر یک خانم خانه‌دار، آشپزخانه دلپذیری داشته باشد، شوق و توان آشپزی آن خانم افزایش می‌یابد. از لحاظ روانی، به‌طور مثال، اگر روابط گرم و صمیمانه بین اعضای خانواده برقرار باشد، توان و کارایی انجام کارهای شخصی و خانوادگی فزونی می‌یابد. به هر حال، هرچه کیفیت زندگی کاری چه در محل کار و چه در داخل منزل بیشتر باشد، توان، مقدار و کیفیت و لذت‌بخشی کار فزونی می‌یابد.