مدیریت زمان فراگیر

غمر، محدود است و زمان، بسیار باارزش. زمان، مهم‌ترین و ارزشمندترین بُعد زندگی شماست. اگر از زمان استفاده نکنید، از بین می‌رود، فنا می‌شود و برنمی‌گردد. بنابراین مدیریت و برنامه‌ریزی برای استفاده هرچه مطلوب‌تر از زمان، بسیار مهم است. بنا بر اهمیت موضوع، فلاسفه، جامعه‌شناسان، روان‌شناسان، فیزیکدانان، عالمان مدیریت به این موضوع توجه وافر داشته‌اند. هر یک از دیدگاهی به این موضوع نگریسته‌اند. در این سایت با دید فراگیر و کاربردی که متنابه زندگی روزمره است، مدیریت زمان را مورد بررسی قرار داده‌ام.

زمان چیست؟ آیا زمان واقعاً یک منبع است یا مهم‌تر از آن؟ وقتی از منبع صحبت می‌شود، منبع آن ذخیره‌ای است که از آن استفاده می‌شود. به‌عنوان مثال، موجودی صندوق پول یک منبع است، اگر به موجودی صندوق اضافه نشود، تنها وقتی از موجودی صندوقتان برداشت نمایید، یا برداشت شود، موجودی‌تان کم می‌شود. موجودی صندوق به‌خودی‌خود کم نمی‌شود. هنگامی‌که از موجودی صندوق برداشت می‌کنید، رفته‌رفته، موجودی صندوق کم و کمتر می‌شود و بالأخره تمام می‌شود؛ اما زمان این‌گونه نیست، زمان را چه استفاده کنید و چه استفاده نکنید، خودبه‌خود کم و کمتر می‌شود و بالأخره تمام می‌شود. از طرف دیگر به زمان، به‌هیچ‌وجه اضافه نمی‌شود.

شاید شما بگویید موجودی برخی از چیزها خودبه‌خود، چه استفاده کنیم و چه استفاده نکنیم، کم می‌شود و از بین می‌رود. به‌عنوان مثال، از مواد فاسدشدنی می‌توان یاد کرد. اگر مقداری شیر تازه را مدتی نگه دارید، فاسد و غیرقابل‌مصرف می‌شود؛ اما شیر از بین نمی‌رود، بلکه به ماده دیگری تبدیل می‌شود، ولی زمان واقعاً از بین می‌رود و نیست و نابود می‌شود. مضافاً اینکه می‌توان شیر را در یخچال نگهداری نمود یا مواد نگهدارنده بدان اضافه نمود تا ماندگاری شیر بیشتر شود، ولی زمان را نمی‌توان جایی نگهداری کرد تا متوقف شود یا مواد نگهدارنده به آن زد تا بایستد!

موجودی زمان به رایگان در اختیار همگان قرار می‌گیرد. شما چه از زمان استفاده کنید و چه استفاده نکنید، موجودی زمان با آهنگی یکسان تمام می‌شود. شما باید استفاده کنید، اگر استفاده نکنید. هدر می‌رود. پس زمان، فراتر از یک منبع و حساس‌تر از یک منبع است. اگرچه رایگان در اختیار همگان قرار دارد؛ اما به‌خودی‌خود تمام می‌شود. بنابراین قراردادن واژه منبع به زمان، صحیح نیست. بهتر است زمان را یک بُعد از ابعاد وجودی انسان بنامیم چراکه انسان در این دنیای فانی همیشه در یک زمان و مکان قرار دارد. اتفاقاً یکی از ویژگی‌های این کتاب این است که مکان را همراه با زمان در نظر گرفته است. به هر حال، از آنجایی که زمان به‌عنوان یک منبع تلقی می‌شود، من هم از همین عبارت استفاده می‌کنم.

زمان، مهم‌ترین و ارزشمندترین منبع در اختیار شماست. چه بخواهید و چه نخواهید، زمان می‌گذرد! شما نمی‌توانید زمان را متوقف کنید، نمی‌توانید به گذشته برگردید، نمی‌توانید سرعت گذران زمان را کُند (خصوصاً هنگامی‌که در شادی و لذت به سر می‌برید) یا تند (خصوصاً هنگامی‌که در رنج و سختی به سر می‌برید) نمایید. هر شخصی عمر محدودی دارد. از زمان تولد تا مرگ، زمان در اختیارش است. زمان، نامشخص است؛ چراکه هیچ‌کس زمان مرگ خود را نمی‌داند. زمان، غیرقابل‌ذخیر است. اگر حال و حوصله انجام کاری را نداشتید، نمی‌توان زمان را جایی ذخیره کرد. اگر زمان کم آوردید، نمی‌توانید بروید جایی زمان بخرید! اگر از زمان خود استفاده نکنید از بین می‌رود و فنا می‌شود. زمان هیچ‌گاه برنمی‌گردد و نمی‌توانید به زمان گذشته برگردیم یا عمر دوباره داشته باشید.

در جدول زیر، ویژگی‌های زمان آمده است:

ردیف	ویژگی‌های زمان
1	زمان می‌گذرد چه بخواهیم و چه نخواهیم.
2	دارای حداکثر و سقف، مطابق عمر انسان است.
3	در صورت عدم استفاده، از دست می‌رود.
4	در صورت از دست رفتن مجدداً به دست نمی‌آید.
5	رایگان در اختیار همگان قرار دارد.

            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

مدیریت زمان

مدیریت زمان (م.ز) مجموعه‌ای از مهارت‌هاست که شما را در استفاده مؤثر از زمان کمک می‌کند. م.ز به‌عنوان سیستمی کارا و مؤثر برای کنترل و استفاده زمان تعریف می‌شود. مديريت زمان، يعني استفاده مطلوب از زمان براي اجراي برنامه‌ها و فعالیت‌های متناسب با اهدافي که در زندگی داريد.

از دو جنبه می‌توان به مدیریت زمان نگریست. جنبه اول آن است که چگونه برنامه‌ریزی کنیم تا به تمام یا اغلب کارهایمان برسیم. جنبه دوم، چگونگی تخصیص زمان به نوع فعالیت‌ها است که بسیار مهم‌تر از جنبه اول است. یعنی در هر زمان و مکانی چه کارهایی انجام دهیم. بنابراین در این کتاب، تأکید بر جنبه دوم (تخصیص زمان) است.

در واقع اگر بدانیم برای انجام کلیه فعالیت‌های رسمی و غیررسمی، زمان محدودی در اختیار ما قرار می‌گیرد و یا خودمان آن را تعیین می‌کنیم، بیشترین تمرکز خود را بر چگونگی استفاده بهینه از زمان و تخصیص مطلوب زمان به کارها صرف خواهیم نمود تا هم زمان مورد نظر، هدر نرفته و هم بتوان برای نیل به اهداف از آن بهره‌مند شد. در این خصوص لازم است به یک سیستم مناسب و مؤثر در استفاده از مدیریت زمان بیندیشیم.

مدیریت زمان یعنی تخصیص زمان به کارهای مناسب تا هم نیازها و کمبودهای ما رفع شوند، هم در حین انجام فعالیت‌ها لذت ببریم و هم نتیجه انجام فعالیت‌ها، مطلوب باشد. قبل از تخصیص زمان به کارهای مناسب، ابتدا باید کارهایی را که در شبانه‌روز انجام می‌دهیم، مشخص و آنها را دسته‌بندی نماییم.

در یک مرور کلی، از هنگامی‌که از خواب برمی‌خیزید تا فردا که دوباره از خواب برمی‌خیزید. در بخش‌های مختلف زندگی، سیر و عبور می‌کنید. به‌عنوان مثال، اگر شاغل باشید، سر کار می‌روید و برای «کسب درآمد» فعالیت‌هایی انجام می‌دهید. وقتی از سر کار برگشتید، به امور شخصی و خانوادگی می‌پردازید. اموری مانند خریدهای روزانه، نظافت، درمان، پخت و پز، امور تربیتی فرزندان، خوردن و خوابیدن. این دو بخش «کسب درآمد» و «امور شخصی و خانوادگی» دو بخش ضروری زندگی است. اگر وقت اضافه آمد، برخی از افراد برنامه‌هایی برای رشد و موفقیت خود دارند. به‌عنوان مثال، ادامه تحصیل می‌دهند یا اینکه مثلاً خانم خانه‌داری، برخی از اوقات خود را صرف علاقه خودش که هنر نقاشی است می‌نماید. بنابراین اجرای برنامه‌های «رشد و موفقیت» نیز بخشی از وقت شما را می‌گیرد. البته بسیاری از افراد شاغل، رشد و موفقیت خود را در کارشان و کسب درآمدشان می‌نگرند. بنابراین وقت جداگانه‌ای برای «رشد و موفقیت» قرار نمی‌دهند. برخی هم برنامه‌ای برای رشد و موفقیت خود ندارند. در نهایت، اوقات فراغت برای رفع خستگی، تنوع، تجدید قوا و غیره نیز لازم است. بنابراین بخشی از وقت خود را صرف «اوقات فراغت» می‌کنید. مثلاً در آخر هفته، مسافرت کوتاهی به اطراف شهر می‌کنید. زمانی را برای مسافرت بلندمدت قرار می‌دهید. به سینما و تئاتر می‌روید.

وجوه تمایز مدیریت  زمان فراگیر در این سایت با سایر متون مدیریت زمان

در کشور ما سال‌هاست که مطالبی  در این زمینه منتشر می‌شود. ضمن احترام به مطالب منتشرشده و اذعان به مطالب ارزشمند آنها، نقطه‌ضعف‌هایی در آنها به چشم می‌خورد. بنابراین انگیزه قوی برای ارائه مطلالبی  بدین مضمون بدون داشتن نقطه‌ضعف‌های مطالب  پیشین با امتیازات بعضاً منحصربه‌فرد زیر در خود احساس نمودم و آن را با یاری خداوند متعال به منصه ظهور رساندم:

1. مدیریت زمان فراگیر. به سه دلیل فراگیر است. اول آنکه تمامی ابعاد زندگی انسان را در نظر گرفته‌ام. زندگی انسان را از شغل و درآمد، مسائل شخصی و خانوادگی، خوشبختی، موفقیت، معنویات، اوقات فراغت و سایر ابعاد، در نظر گرفته‌ام. مدیریت زمانی که مطرح نمودم تمامی اوقات زندگی انسان و 24 ساعت شبانه‌روز را در بر می‌گیرد. من تنها به‌صورت مصداقی با این موضوع برخورد نکرده‌ام. بلکه ابتدا اصول کلی را ارائه کردم، سپس مصداق‌هایش را به‌عنوان مثال ارائه نمودم. دوم آنکه می‌تواند مورد استفاده همگان قرار گیرد. خانم‌ها و آقایان، مجردها و متأهل‌ها، خانم‌های خانه‌دار، شاغلین و غیر شاغلین، محصلین و دانشجوها، کارمندان و شاغلین آزاد و غیره همگان می‌توانند از این کتاب استفاده نمایند. سوم اینکه مدیریت زمان در تمامی مکان‌ها را مد نظر قرار داده‌ام؛ در منزل، محل کار، مکان‌های عمومی، مکان‌های اوقات فراغت و غیره.
2. مهم‌ترین امتیاز مدیریت  زمان فراگیر که خودم به آن بسیار افتخار می‌کنم، طراحی و ارائه الگوی «ضَرو» در مدیریت زمان است. پس از کنکاش بر نظریه‌های روان‌شناسی و مدیریت و مبنا قراردادن آنها، الگویی جامع و فراگیر برای مدیریت زمان تحت عنوان «ضَرو» ارائه نمودم و متعاقب آن، برنامه جامع زمان‌بندی و مکان‌بندی را مطابق الگو ارائه دادم. ارائه این الگو و برنامه مربوطه‌اش، انرژی ذهنی زیادی را از من صرف نمود؛ اما خوشحالم که توانسته‌ام خدمتی به جامعه بشریت برای بهبود زندگی مردم داشته باشم.
3. علاوه بر الگوی «ضَرو»، در جای‌جای سایت، الگوهای متعددی برای تصمیم‌گیری ارائه نمودم. به‌عنوان مثال، برای واگذاری کارها به دیگران، برای ساماندهی اقلام برای نظارت و ارزیابی، الگوهایی ارائه نموده‌ام.
4. این سایت، یک سایت علمی و بر اساس مبانی علمی روانشناسی، جامعه‌شناسی، مدیریت و اقتصاد است. مبانی علمی الگوی «ضرو»  تقریبا همان مبانی علمی «کارو» است .  اصول مطرح‌شده در جای‌جای سایت نیز بر اساس مبانی علمی ارائه شده‌اند.
5. مدیریت  زمان فراگیر تنها مدیریت زمان نیست، مدیریت مکان نیز هست. از ویژگی‌های بارز مدیریت  زمان فراگیر این است که زمان و مکان را باهم ترکیب نموده است. مگر نه این است که همه ما و شما همیشه در یک زمان و مکان خاص قرار داریم؟ بنابراین، هر زمان و مکان را باید به کارهای خاصی تخصیص داد و به‌نوعی خاص گذراند تا بتوان از زمان و مکان‌ها، حداکثر استفاده را برد.
6. بومی‌سازی یکی از این امتیازات مدیریت زمان فراگیر است. متأسفانه اغلب کتاب‌های منتشرشده، ترجمه کتاب‌های خارجی و غربی است که با شرایط کشور ما سازگاری ندارد؛ اما من شرایط خاص کشور عزیزمان ایران را در ارائه مطالب در نظر داشتم. سعی نمودم بر مسائل متنابه کشورمان، تأکید بیشتری نمایم. اغلب مثال‌ها را واقعی ولی با اسم مستعار ارائه نمودم.
7.  از امتیازات دیگر مدیریت  زمان فراگیر این است که برخی از موضوعاتی که معمولاً در کتاب‌های مدیریت زمان مطرح نمی‌شود، اما ارتباط مستقیم با مدیریت زمان دارد را در نظر گرفته ام. موضوعاتی مانند مدل‌های کنترل پروژه، 5 اس کاربردی و ارگونومی از این دست موضوعات هستند .
8. از امتیازات بارز مدیریت  زمان فراگیر این است که تنها به مدیریت زمان توجه نداشته‌ام، به بهره‌وری از انجام کارها، کیفیت کارها و کاهش سوانح نیز توجه داشته‌ام.
9. یکی دیگر از ویژگی‌های بارز مدیریت  زمان فراگیر این است که تنها به انجام سریع و به‌موقع کارها توجه ندارد. شما باید از زمان سپری‌شده خود، لذت کافی را ببرید. تنها نتیجه مهم نیست، لذت‌بخشی کارها و احساسات خوب از زمان سپری‌شده نیز مهم هستند. به خاطر همین است که در ادامه عنوان کتاب، حال خوب ذکر شده است. از بین احساسات و حال خوب، به آرامش توجه خاصی نموده‌ام. مدیریت زمانی که فقط باعث استرس از انجام‌ندادن کارها شود، فایده‌ای ندارد. البته کمی نگرانی بابت انجام کارهای بسیار ضروری لازم است، چراکه انسان را به کارکردن وادار می‌کند؛ اما غیر از این مورد استثناء، استرس جایز نیست. مدیریت زمان باید در انسان آرامش ایجاد نماید. به‌گونه‌ای می‌توان گفت که مدیریت زمان در درمان برخی از اختلال‌های روانی مانند استرس، اضطراب و افسردگی مؤثر است. به عبارت بهتر، از زمان‌درمانی می‌توان برای درمان برخی از اختلال‌ها استفاده نمود.

تقسیم بندی زمان

اندیشمندان، علما و ائمه معصوم جهت مدیریت مؤثر بر زمان، سعی نموده اند، کل زمان شبانه روز را به گونه های مختلف تقسیم بندی نمایند. در ادامه به برخی از تقسیم بندیهای آنها اشاره می شود

هانري لوفربر، جامعه‌شناس فرانسوي، به طور كلي اوقات را به سه دسته تقسيم مي‌كند:

• فرصت كار، كه زمان تكليف است؛
• وقت اضطرار، كه اجباراً در انجام دادن اموري نظير اياب و ذهاب صرف مي‌شود؛
• وقت آزاد، كه فراغت ناميده مي‌شود.

جامعه‌شناسان شوروي نيز زمان را به  دو گروه تقسيم مي‌كنند:

• زمان كار؛
• زمان خارج از كار، كه خ ود به چهار دسته تقسيم مي‌شود:
• زماني كه با كار روزانه ارتباط دارد، مثل اياب و ذهاب براي كار؛
• زماني كه به انجام امور خانه اختصاص مي‌يابد؛
• زماني كه براي كاميابي احتياجات طبيعي بدن مثل تغذيه، خواب و استحمام صرف مي‌شود؛
• زماني كه به اموري مانند مطالعه، فعاليت‌هاي اجتماعي، استراحت، ورزش، تماشاي تلويزيون و … اختصاص دارد و به عنوان اوقات فراغت ناميده مي‌شود.
•  
• در الگوی «کارو» نیز زمان را تقسیم بندی نمایم. بگونه ای که کاملتر، مؤثر تر و جامع تر از تقسیم بندی های اندیشمندان قبلی باشد.

مدیریت  زمان فراگیر: الگوی «ضرو»  و الگوی «کارو»

الگوی «ضرو»  در مدیریت  زمان فراگیر، فی الواقع همان الگوی «کارو» است. در الگوی «کارو» ، دو بخش اولی یعنی «کسب درآمد » و «امورات فردی و خانوادگی» ضروری هستند. که در الگوی «ضرو»  با نماد «ض» نمایش داده می شود. وقتی کارهای «ضروری» انجام شد. وقت باقیمانده را می توان به ر:«رشد و موفقیت» یا و: «اوقات فراغت و تفریحات» تخصیص داد. که عیناً مطابق الگوی «کارو» می باشد.      

 

چگونگی گذراندن زمان

حال که به اهمیت زمان پی بردیم، سؤال اینجاست که زمان خود را چگونه سپری می‌نمایید. آیا باید همیشه کاری انجام دهید، یا خیر؟. البته که پاسخ خیر است. شما در طول شبانه‌روز، زمان‌هایی را برای انجام کارها اختصاص می‌دهید. بقیه اوقات، عملاً کاری انجام نمی‌دهید. به‌عنوان مثال، در طول شبانه‌روز، حدود 8 ساعت می‌خوابید که کار محسوب نمی‌شود. در فواصل بین کارها گاهی استراحت می‌کنید که کار محسوب نمی‌شود. زمانی را صرف خوردن غذا و امثالهم می‌نمایید. بنابراین تمام اوقات خود را صرف کار نمی‌کنید.

به هر حال از آنجایی که عنوان این کتاب، مدیریت زمان فراگیر است و باید برای تمام اوقات شبانه‌روز خود مدیریت و کنترل داشته باشیم، هرگونه گذراندن زمان را محسوب می‌نماییم. به‌عنوان مثال، خوابیدن یا استراحت را محسوب می‌نماییم. خوردن غذا را نیز محسوب می‌کنیم. بنابراین بهتر می‌بود به‌جای واژه مدیریت زمان، واژه مدیریت چگونگی گذراندن زمان را مورد استفاده قرار می‌دادم؛ اما از آنجایی که واژه مدیریت زمان، واژه مصطلح‌تری است، ما از همین واژه استفاده می‌کنیم.

 

اهداف مدیریت زمان

در ادامه عنوان کتاب، بهره‌وری و حال خوب آمده است. بهره‌وری و حال خوب، برخی از اهداف مدیریت زمان است که در عنوان کتاب آمده است. در بلندمدت، رسیدن به خوشبختی و موفقیت هرچه بیشتر در کوتاه‌مدت. مدیریت زمان باید احساسات خوب و خوشایندی مانند آرامش و نشاط ایجاد نماید. مدیریت زمانی که تنها باعث اضطراب و نگرانی شما بشود، فایده‌ای ندارد. شما باید کارها را با بهره‌وری هرچه بیشتر انجام دهید. در ادامه به شرح آنها می‌پردازم:

الف- خوشبختی:

خوشبختی، دوست‌داشتن آن چیزی است که دارید. خوشبختی یعنی دوست‌داشتن خود. خوشبختی، یک احساس است. یعنی رضایت از رندگی، یعنی خوشحال‌بودن، یعنی لذت‌بردن از تمام مواهب طبیعی و داشته‌ها. خوشبختی، رسیدن به خواسته‌ها نیست، لذت‌بردن از داشته‌ها است. آدم‌های خوشبخت، اکثراً زمان حال را در نظر می‌گیرند، نه زمان آینده‌ای که خواهد آمد. آنها سعی می‌کنند از همین امکانات موجود

 خود، حداکثر استفاده را ببرند. شما در طول شبانه‌روز به‌گونه‌ای زمان خود را می‌گذرانید و کارهای متعددی انجام می‌دهید. حال، هرچه بیشتر کارهایی که انجام می‌دهید، لذت‌بخش‌تر باشد و سعی کنید ناخوشایندی‌اش کمتر شود، خوشبخت‌تر خواهید بود.

ب-موفقیت: موفقیت، به دست آوردن آن چیزی است که می‌خواهید. موفقیت یعنی حرکت در راستای اهداف و شکوفایی استعدادهای بالقوه و علاقه‌ها. به عبارت بهتر، رفع نیازهای خودشکوفایی. موفقیت از ارضاء شدید یکی از نیازهای متعالی مثل علم و دانش، زیبایی و هنر، معنوی و کارآفرینی ناشی می‌شود. به‌عنوان مثال، شخصی که ذوق و علاقه هنری دارد، تبدیل به یک موسیقی‌دان برجسته شود. شخص دیگری که علاقه و استعداد پزشکی دارد تبدیل به یک پزشک حاذق و برجسته شود. شخص دیگری که به کسب‌وکار آزاد علاقه و استعداد دارد تبدیل به یک کارآفرین برجسته شود. بنابراین موفقیت باید در راستای علائق باشد. به عبارت دیگر، موفقیت عبارت است از دنبال‌کردن علاقه‌ها به‌طور شدید و پیشرفت هرچه بیشتر در زمینه‌های مورد علاقه. بدیهی است که زمینه‌های مورد علاقه شخص باید با استعدادها و ویژگی‌های شخصیتی تطبیق داشته باشد تا پیشرفت هرچه بیشتر در زمینه‌های مورد علاقه صورت گیرد. در مدیریت زمان باید به موفقیت توجه ویژه‌ای شود. برخی از اشخاص، موفقیت خود را در زندگی شغلی خود پیدا می‌کنند، برخی در خارج از شغل و زندگی کاری خود با انجام کارهای «ر»، برخی زمینه‌های موفقیت را برای خود، همسرشان و یا فرزندانشان فراهم می‌سازند. اینها کارهایی است که برای موفقیت انجام می‌شود و برای آنها باید زمان خاصی را قرار داد و زمان آنها را مدیریت کرد.

پ-بهره‌وری: بهره‌وری نسبت بین ستاده و داده است:

ستاده، نتیجه انجام فعالیت یا کار است و داده، منابع و زمان مصروفه برای انجام کارهاست. هرچه نسبت بین ستاده و داده بالاتر باشد، بهره‌وری نیز بیشتر است. یعنی با حداقل منابع (مانند زمان)، حداکثر نتایج را به دست آوردن. بهره‌وری یعنی استفاده مطلوب از منابع و امکانات. در مدیریت زمان راهکارهایی ارائه می‌شود که بتوان کارها را با بهره‌وری هرچه بیشتر انجام داد. بهره‌وری، جمع بین اثربخشی و کارایی است. بهره‌وری عبارت است از کارِ خوب را خوب انجام‌دادن. در ادامه، اثربخشی و کارایی که ارتباط با بهره‌وری دارد را شرح می‌دهم:

اثربخشی: اثربخشی یا کارآمدی، یعنی درجه رسیدن به اهداف. به عبارت دیگر، اثربخشی یعنی کارِ خوب انجام‌دادن. در اثربخشی به خود فعالیت‌ها توجه می‌شود. شما در طول زندگی خود فعالیت‌های متعددی انجام می‌دهید. اثربخشی، ابزاری است که با استفاده از آن می‌توان در مورد انجام‌دادن یا انجام‌ندادن فعالیت‌ها تصمیم‌گیری نمود. اینکه این فعالیت‌ها، نیازهای شما را مرتفع می‌سازند یا شما را به اهداف خود می‌رسانند یا خیر.

کارایی: یعنی کار را خوب انجام‌دادن. یا کار را با حداقل منابع انجام‌دادن. بدیهی است مهم‌ترین منبع انجام کارها و فعالیت‌ها، همان زمان مصروفه می‌باشد. در مدیریت زمان راهکارهایی ارائه می‌شود که بتوان کارها را با حداقل منابع خصوصاً زمان مصروفه انجام داد.

ت-حال خوب و خوشایند: عمر و زمان، محدود است. در این چند روزه دنیا، چرا باید همه‌اش رنج و محنت داشته باشید؟ باید از زندگی لذت ببرید. لذت‌بردن و داشتن احساسات خوب از زندگی، حق شماست. احساسات خوب و خوشایند، طیف وسیعی از احساسات را شامل می‌شود. این احساست خوب عبارت‌اند از عشق، ﻟﺬﺕ، آرامش، ﺁﮔﺎﻫﯽ، ﻗﺪﺭﺕ، ﻗﺪﺭﺩﺍﻧﯽ، ﻫﯿﺠﺎﻥ، اﺷﺘﯿﺎﻕ، ﺷﻮﺭ ﻭ ﺷﻮﻕ، ﺷﺎﺩﯼ، ﺑﺎﻭﺭ، ﺗﻮﻗﻊ ﻣﺜﺒﺖ، ﺧﻮﺵ‌ﺑﯿﻨﯽ، ﺍﻣﯿﺪﻭﺍﺭﯼ و رﺿﺎﯾﺖ. مدیریت زمان اولاً باید احساسات بد و ناخوشایند را به حداقل برساند، ثانیاً احساسات خوب را در شما ایجاد نماید. در ادامه به دو نوع احساس خوب مهم که عبارت‌اند از آرامش و نشاط به‌عنوان نمونه می‌پردازم:

آرامش: آرامش، واژه‌ای است که کمتر در دنیای امروز به منصه ظهور می‌رسد. در عصر شتاب و هيجان امروز، در چنين وضعي که پريشاني‌هاي روح و روان فراوان شده است همه دنبال يک چيز مي‌گردند و آن چیزی نیست جز آرامش. آدم‌ها گاهی اوقات برای دستیابی به آرامش، بی‌راهه می‌روند. مصرف زیاد سیگار، مواد مخدر و مشروبات الکلی، حکایت از این امر دارد؛ اما به‌راستی آرامش چیست و چگونه می‌توان بدان دست یافت؟ فرهنگ فارسي معين آرامش را به معني آراميدن، فراغت، راحتي فکر و امثالهم تعریف نموده است. آرامش یعنی نداشتن استرس، اضطراب و نگرانی.

برای کاهش و از بین بردن استرس باید اولاً منابع استرس را شناسایی نمود، ثانیاً هیجانات منفی از استرس را نیز کاهش و از بین برد. یکی از مهم‌ترین منابع استرس، نداشتن مدیریت زمان است. هنگامی‌که کارهای نیمه‌تمام زیادی بر روی شما انباشته می‌شود، استرس تمام وجود را شما را احاطه می‌کند. بنابراین، یکی از مهم‌ترین عوامل ایجاد آرامش، مدیریت زمان است. با مدیریت زمان و در اولویت قراردادن کارهای ضروری می‌توان به آرامش دست یافت. البته برای انجام‌ندادن کارهای ضروری، کمی باید نگرانی داشته باشید. این نگرانی، شما را وادار به کارکردن می‌کند؛ اما هنگامی‌که کار ضروری را برنامه‌ریزی کرده‌اید که انجام دهید یا انجام داده‌اید، دیگر نگرانی برای چه؟ در هنگام استرس نیز باید هیجانات منفی ناشی از استرس را از بین برد. بنابراین با تخصیص زمان‌هایی بدین منظور در «اوقات فراغت» و انجام کارهای آرامش‌بخش می‌توان هیجانات منفی ناشی از استرس را کاهش داد. بنابراین مدیریت زمان صحیح در کاهش استرس و افزایش آرامش، تأثیر بسزایی دارد.

نشاط: انسان، نشاط و لذت‌طلب و رنج‌گریز است. لذت در مقابل رنج قرار دارد. اصولاً انسان‌ها هر کاری که انجام می‌دهند برای رسیدن به یک نشاط یا دوری از رنج است. البته اهمیت دوری و رهایی از رنج برای انسان بیشتر از کسب لذت است. انسان‌ها ابتدا باید خود را از رنج و درد رهایی دهند سپس به کسب لذت بیندیشند. عدم ارضاء حداقل نیازهای زیستی و ایمنی، رنج به همراه دارد. رنج گرسنگی، رنج بی‌مسکنی، رنج بی‌امنیتی و… . انسان باید با ارضاء این دسته نیازها در حداقل، خود را از رنج برهاند. سپس با ارضاء بیشتر این نیازها یا ارضاء نیازهای متعالی و خودشکوفایی، لذت حاصل می‌شود.

 شهید مطهری در تعریف شادابی و نشاط می‌گوید: “حالت لذت‌بخش و خرسندی درونی از علم رسیدن به یک خواسته است”. این خواسته اغلب رفع یک نیاز است. لذت‌بردن و نشاط از زندگی، مستلزم رفع نیازها، احساس خوشبختی و رضایت از زندگی است. البته شهید مطهری، شادی اصیل را تعریف نموده است. در مقابل شادی اصیل، شادی فرعی هم وجود دارد. به‌عنوان مثال، چنانچه لطیفه‌ای را می‌شنوید یا فیلم فکاهی نگاه می‌کنید، شاد می‌شوید. این‌گونه شادی‌ها هم به‌نوبه خود مهم هستند؛ اما ماندگاری آنها در لحظات محدودی است و بیشتر در اوقات فراغت اتفاق می‌افتد.

در الگوی مدیریت زمان که بعداً ارائه خواهد شد، ابتدا کارهای ضروری در اولویت قرار می‌گیرند. کارهای ضروری، کارهایی است که نیاز، خواسته یا رنجی را برطرف می‌سازد. سعی می‌کنید به‌گونه‌ای کارها را انجام دهید که در فرآیند انجام آنها لذت نیز کسب کنید. بنابراین یک قدم به نشاط نزدیک می‌شوید. در مرحله بعد، دست به کارهایی می‌زنید که شما را به موفقیت رهنمون می‌سازد، استعدادهایتان را شکوفا می‌سازد و به آرزوها و اهدافتان می‌رساند. بدین ترتیب، نشاط شما روزافزون می‌شود. در کنار آن «اوقات فراغت» را نیز در برنامه‌هایتان قرار می‌دهید. «و» نیز نشاط‌هایی به زندگی‌تان اضافه می‌کند.

دیدگاه‌هایی در مورد مدیریت زمان

انسان موجودی است آزادی‌طلب. آزادی برای انسان خوشایند است؛ اما آزادی بی‌حد و حصر، انسان را از اهداف و کارهای ضروری‌اش بازمی‌دارد. انسان اگر آزاد باشد تا هر کاری را که دوست داشته باشد انجام دهد، ممکن است دست به انجام کارهایی بزند که در اولویت نباشد. از طرف دیگر، اگر انسان خود را مقید سازد که در زمان و مکان خاصی سر موقع، کارهای خاصی را انجام دهد، چون انسان در چارچوب قرار می‌گیرد لذا آن لذت خالص و شادکامی به دست نمی‌آید. بنابراین دو دیدگاه در مدیریت زمان می‌توانیم داشته باشیم: دیدگاه سخت و دیدگاه نرم.

دیدگاه سخت

این دیدگاه معتقد است که برای مدیریت زمان کارا و مؤثر، باید جدول‌های دقیق زمان‌بندی‌شده بدون انعطاف تهیه کرد و در هر زمان و مکانی، تنها کارهای خاصی که از قبل تعیین شده است را انجام داد. این دیدگاه بیشتر معطوف به نتایج و پیامدهای کار است تا لذت‌بردن از کار در زمان حال.

دیدگاه نرم

این دیدگاه معتقد است که برای مدیریت زمان کارا و مؤثر، نباید اصلاً جدول زمان‌بندی تهیه نمود. در هر زمان و مکانی هر کاری که دوست داشته باشیم، به قول معروف حِس و حال انجام هر کاری را داشته باشیم، آن کار را انجام دهیم. اگرچه آن کار در اولویت نباشد. این دیدگاه معطوف به لذت‌بردن از کار در حال حاضر است. زیاد به میزان و ارزش نتایج کار در آینده توجه نمی‌نماید.

کدام دیدگاه را انتخاب می‌کنید؟ در پاسخ بهتر است مزایا و معایب هر یک از دیدگاه‌ها را برشماریم:

مزیت مهم دیدگاه سخت این است که زندگی شما برنامه و نظم پیدا می‌کند. شما کارهای سخت و شاید کمی ناخوشایند را طی یک برنامه زمان‌بندی‌شده دقیق انجام می‌دهید تا آینده‌تان را تأمین نمایید؛ اما این دیدگاه، معایب خاص خود را دارد. اولاً تنظیم برنامه زمان‌بندی و جرح و تعدیل آن زمان می‌برد. ثانیاً از عیوب دیگر دیدگاه سخت این است که چون انسان خود را در چارچوب و تنگنا می‌بیند، از زندگی حال و فعلی لذت نمی‌برد. ثالثاً، اغلب این برنامه‌ها بدون اجرا باقی می‌مانند، چراکه رویدادهای پیش‌بینی‌نشده پیش می‌آید که در برنامه زمان‌بندی قرار ندارد ولی مجبور هستید آنها را انجام دهید. در این حالت، برنامه زمان‌بندی شما به‌هم می‌خورد. این حالت خصوصاً متأسفانه در کشور ما اتفاق می‌افتد که بسیاری از برنامه‌ها و رویدادها سر موقع آغاز نمی‌شود و سر موقع پایان نمی‌پذیرد. از تأخیر پرواز هواپیماها بگیرید تا زمان برگزاری جلسات و … . به‌عنوان مثال آقای جوان‌بخش را در نظر بگیرید که برنامه‌اش این است که ساعت 8 صبح از تهران تا مشهد با هواپیما مسافرت نماید. زمان پرواز، یک ساعت و نیم است. تا وقتی‌که از فرودگاه بیرون بیاید و سر قرارش برسد می‌شود ساعت 11. برنامه زمان‌بندی‌اش این است که رأس ساعت 11 ملاقاتی را در مشهد داشته باشد. ولی هواپیما با 2 ساعت تأخیر ساعت 10 برمی‌خیزد. بنابراین برنامه زمان‌بندی شخص مورد نظر به‌هم می‌ریزد.

در مقابل دیدگاه سخت، دیدگاه نرم دارای مزیت‌ها و معایبی است. مزیت اصلی این دیدگاه، آزادی، زندگی در حال، تحت کنترل‌نبودن، در چارچوب قرارنداشتن و لذت انتخاب است. برای تشریح این موضوع، یک پژوهش واقعی را می‌آورم:

در یک بیمارستان به بیماران گفتند که هر موقوع خواستید، غذا بخورید، هر موقع خواستید، ملاقات کنید و هر کسی را خواستید، ملاقات نماید. البته بیمارستان‌ها برنامه دارند، ولی در این بیمارستان هیچ برنامه خاصی برای بیماران قرار نداده‌اند. پس از 6 ماه متوجه شدند که 50% مرگ و میرها در بیمارستان کم شده است. پس هنگامی‌که عنان و اختیار این مسائل به خود بیمار داده شود و آزادی عمل پیدا کند، حالش خیلی خوب می‌شود.

اما عیب اصلی دیدگاه نرم این است که ممکن است انسان دست به کارهایی بزند که در اولویت نباشد. صرفاً لذت حال را در نظر می‌گیرد، فکر آینده نباشد. به قول معروف، مثل آن گنجشکی که در فصل بهار و تابستان به‌جای ذخیره آذوقه برای زمستان، دنبال خوش‌گذارانی بود “جيك‌جيك‌ مستونت‌ بود، فكر زمستونت‌ بود؟!”.

بنابراین هر دو دیدگاه، مزایا و معایبی دارند. در ادامه، دیدگاهی را معرفی می‌نمایم که دیدگاه متعادل “نیمه‌نرم و نیمه‌سخت” نامیده می‌شود که امتیازات هر دو را در بر دارد:

 دیدگاه متعادل (نیمه‌سخت و نیمه‌نرم)

در این دیدگاه، برنامه فراگیر مدیریت زمان برای انجام کارها تهیه می‌کنید؛ اما این جدول کاملاً انعطاف‌پذیر و با روحیات شخصیتی و ویژگی‌های شخص تطابق دارد. در هر زمانی از بین کارهای متعدد پیشِ رو یکی را برای انجام‌دادن انتخاب نماید نه اینکه به وی تحمیل شود. ضمناً برنامه‌های تفریحی و «اوقات فراغت» در جدول می‌آید تا زمانی را برای تجدید قوا و رفع خستگی قرار دهد. در هر زمان و مکانی قرار گرفتید، از بین کارهایی که در آن زمان و مکان می‌توانیم انجام دهید را باید در نظر بگیرید. ضرورت و ارزش کارها را مشخص می‌سازید. ابتدا کارهای ضروری، سپس کارهای موفقیت‌آمیز یا کارهای اوقات فراغت را انجام می‌دهید. البته احساسات خوب و لذت انجام کارها را نیز در نظر می‌گیرید. در بلندمدت باید سعی نمایید در برنامه‌ریزی زندگی کاری، خانوادگی و رشد و موفقیت طوری عمل نمایید که بیشتر کارهایی که از آنها لذت می‌برید انجام دهید ولی در کوران زندگی معمولاً با انجام کارهایی مواجه می‌شوید که زیاد خوشایند نیستند ولی ضرورت ایجاب می‌کند که آنها را انجام دهید. در این کتاب، دیدگاه متعادل را مورد استفاده قرار می‌دهید.

مدیریت زمان برای خود یا دیگران

مدیریت زمان اغلب برای خود مطرح می‌شود نه برای دیگران؛ اما گاهاً پیش می‌آید ما مدیریت زمان را برای دیگران اعمال می‌کنیم، یا دیگران بر ما اعمال می‌کنند. به‌عنوان مثال، دو دوست صمیمی ممکن است، مدیریت زمان همدیگر را برنامه‌ریزی و کنترل کنند. پدر و مادر ممکن است، مدیریت زمان فرزندان خود را مدیریت و کنترل کنند. زن و شوهرها ممکن است، مدیریت زمان همدیگر را کنترل و نظارت کنند. منشی‌ها در سازمان‌ها، مدیریت زمان مدیران را مدیریت و کنترل می‌نمایند. گاهی می‌توان اعمال مدیریت زمان برای دیگران را به‌عنوان یک فرصت کاری یا خدماتی هم در نظر گرفت. یعنی اشخاصی باشند که زمان دیگران را مدیریت و کنترل نمایند و در ازای آن پول دریافت نمایند؛ اما به هر صورت اغلب مدیریت زمان برای خود انسان مطرح می‌شود.

اینکه مدیریت زمان را بر خود اعمال کنید یا دیگران بر شما اعمال کنند، هر روش مزایا و معایبی به همراه دارد. اگر مدیریت زمان را بر خود اعمال کنید، شما بر خود اشراف کامل دارید، چراکه انسان خودش بر اعمال و کارهای شبانه‌روز خود اشراف دارد. آدم نمی‌تواند خودش به خودش دروغ بگوید. نتایج مدیریت زمان برای خود انسان نیز حاصل می‌شود. ولی گاهی اوقات در این شرایط از اعمال صحیح اصول مدیریت زمان می‌توان طفره رفت و شانه خالی نمود، چراکه هیچ کنترل خارجی وجود ندارد؛ اما اگر شخص دیگری مدیریت زمان را بر شما اعمال نماید، به خاطر مسائلی مانند رودربایستی یا جلوه‌نمودن خوب پیش دیگری مجبور می‌شوید مدیریت زمان صحیح را رعایت نمایید.